Commande groupée Arbres,1N1A et Arboréflore 2024
Préparation Arboréflore
Tableau des présences
| Déchargement 05/11 Matin | Enlèvement communes Jeudi 07/11 Après-midi 13h30 – 14h30 | Enlèvement communes Vendredi 08/11 Après-midi 13h30 – 14h30 | Arboréflore Samedi 9/11 8h00 à 14h00 | Diner Samedi 9/11 |
|
|---|---|---|---|---|---|
| Philippe et Hélène Merkling | 1 | 0 | 1 | 1 | 0 |
| Jean-Paul Karr | 1 | 0 | 0 | 1 | 0 |
| Annie et Charles Schwoerer | 2 | 2 | 1 | 2 | 2 |
| Claudine Braun-Favre | 1 | 0 | 0 | 1 | 2 |
| Christiane et Hubert Degermann | 2 | 0 | 0 | 2 | 2 |
| Marie-Louise et Freddy Roth | 2 | 1 | 1 | 2 | 0 |
| Marianne et Michel Mannheim | 1 | 1 | 1 | 2 | 2 |
| Marie-Paule et Alain Jaegle | 1 | 2 | 2 | ||
| Bernard et Colette Lasch | 1 | 2 | 2 | ||
| Gabrielle et René Fischer | 2 | 1 | 0 | ||
| Gisela Esch | 1 | 1 | 1 | ||
| Mannheim Sébastien et Aubin | 1 | 0 | |||
| Annie et Gérard Boulanger | 2 | 2 | 2 | ||
| Michel Schuhler | 0 | 1 | 0 | ||
| Total participants | 17 | 4 | 4 | 21 | 15 |
Distribution aux communes 1N1A
| Jeudi 7 novembre 13:30 à 14:30 | Vendredi 8 novembre 13:30 à 14:30 | Samedi 9 novembre 9:00 à 12:00 | Pas de réponse |
|---|---|---|---|
| Stéphane Messmer Schoenenbourg Mothern Schaffhouse Stundwiller Lobsann Scheibenhard Hatten | Merkwiller Hoffen Keffenach Lauterbourg Schleithal Climbach parents ou commune ( c’est pas clair !!!) Roppenheim Caroline Stoffel | Memmelshoffen Eberbach Kutzenhausen Niederroedern Munchhausen | Soultz sous Forêts |
Tableau des activités de préparation
| Activités préliminaires | ||||
|---|---|---|---|---|
| Réservation du Club-House, du parking et du terrain de tennis à Oberkutzenhausen | Le plus tôt possible ! | Philippe Merkling | ✅ | Réservation confirmée. écupération des clés du club-house à la mairie de Kutzenhausen ou chez Philippe Mall responsable du Club-house municipal |
| Informer l’assurance RC pour Arboréflore | Fin octobre | Annie Schwoerer | ✅ | |
| Activités complémentaires | ||||
| Recenser besoin en graines de tournesol des membres | Pour le 20/10 | Annie Schwoerer | ✅ | |
| Récupérer les graines de tournesol à Roppenheim ou à Lobsann. Demande en cours | Philippe | |||
| Récupération des rosiers à Lochwiller ( Barth) | Claudne Braun-Favre | |||
| Réception de la livraison Terragreen | 5 novembre | Tous | ✅ | Tuteurs etc… |
| Récupération corne broyée | Philippe | ✅ | ||
| Activités pour la préparation des commandes | ||||
| Réalisation des étiquettes pour l’identification des lots de commandes, édition des Bulletin de livraison, des commandes etc …. | Pour le 5/11 | Michel Mannheim | ✅ | |
| Preparer les affichettes des numeros de commande pour le grillage | ✅ | |||
| Envoyer mail de rappel aux clients – Publication Panneau Pocket et Facebook | Michel Mannheim Philippe Merkling | |||
| Envoyer mail de rappel aux aux communes pour établir un planning de récupérations des arbres 1N1A | Michel Mannheim | ✅ | ||
| Préparer liste des prix | Pour le 9/11 | Michel Mannheim Annie Schwoerer | ||
| Restauration | ||||
| Pour le 7/11/2023 | ||||
| Café-Tisane-Brioche-sucre. Bretzels | Pour le 9/11 au matin | Vaisselle disponible au club-house. |
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| Knacks | Pour le 9/11 au matin | Marie-Paule | ||
| Baguettes | Pour le 9/11 au matin | |||
| Moutarde | Pour le 9/11 au matin | |||
| Machine à knacks | Pour le 9/11 au matin | Ajvof | A récupérer au local AJVOF le 5/11 | |
| Machine à café | Pour le 9/11 au matin | Philippe | ||
| Bouilloire pour eau chaude | Pour le 9/11 au matin | Philippe | ||
| Torchons pour vaisselle, éponge, pastilles lave-vaisselle | Pour le 9/11 au matin | |||
| Pour la semaine | ||||
| Brioche- Bretzels | Pour le 09/11 | |||
| Divers | ||||
| Apporter un ou des diables pour le transport des plantes en conteneurs de 20 litres | 5/11/2024 | |||
| Préparer deux cadenas pour le verrouillage du terrain de tennis après le déchargement des arbres | 5/11 matin | Charles – Philippe | Charles | |
| Mise en place camera de surveillance video des arbres. | Du 5 au 9 en absence de bénévoles | Philippe | ||
| Préparer 1 caisse avec fond caisse t terminal de paiement sum-up | Pour le 09/11 | Marie-Paule Jaeglé | Les caisses sont au local ajvof. Caisse accessoires arbres Caisse restauration Caisse nichoirs/bulbes etc…. |
|
| Préparation logistique | ||||
| Déchargement des arbres | Le 5/11 à 8 heures | Voir liste des inscrits | ||
| Transporter les barnums de l’AJVOF au club-house à Oberkutzenhausen | Le 5/11 après-midi | Deux grand barnums et deux petits. | ||
| Transfert des nichoirs, mangeoires et autre matériel ajvof au club-house | Le 5/11 après-midi | Nichoirs, mangeoires, plaquettes en ardoise, deux poubelles …Trousses à outils, |
||
| Distribuer les badges. Identification des membres de l’AJVOF” | Pour le 9/11 | Michel Mannheim | Les badges sont chez Annie | |
| Distribution des arbres | Du 6 au 9/11 | Tous | Constituer des équipes réduites pour les pm du 8/9et 10 | |
| Stand’ajvof | ||||
| Apporter deux balances pour pesée Tournesol et corne broyée. | Philippe | Une balance AJFOF + 1 balance PM | ||
| Etiquettes auto-collantes pour afficher les prix | ||||
| Sachets pour vente, tournesol et corne | ||||
| Activités post Arboréflore | ||||
| Paiement des fournisseurs | Marie-Paule | Barth Wagner Hanfgranva PDHP Terragreen Cellier celte Remboursements Dépenses membres Location Club-House | ||
| Remboursement des manquants | Michel | |||
| Depot factures communes dans Chorus Pro | Michel | |||
| Mail de remerciements aux communes | Philippe | |||
| Transmission ficher de demande des subventions com-com à Frederique Weber | Michel | |||
Retro-planning:
Retro-planning commande groupée et 1N1A 2024
| Arboréflore | 9 novembre 2024 | Bénévoles AJVOF |
|---|---|---|
| Penser à l’exception Stephane Messmer de Lobsann qui doit être prévenu pour recupérer sa commande lors d’un créneau reservé aux communes | ✅ | |
| Enlèvement des arbres par les communes | Du 6 au 9 novembre 2024 | Ouvriers communaux |
| Préparation des commandes | 5 novembre 2024 | Bénévoles AJVOF |
| Préparation des etiquettes pour les rosiers | Michel | |
| Preparer les plaquettes, BL et factures à remettre lors de l’enlèvement. | Dès la livraison des plaquettes | Philippe |
| Enlèvement des rosiers à Lochwiller | Début novembre novembre 2024 | ❓ |
| Livraison des arbres fruitiers | 5 novembre 2024 | Planifié |
| Livraison des plaquettes nominatives | Michel | ✅ |
| Livraison tuteurs, liens et protège tronc | D5 novembre 2024 | ✅ Planifié |
| Mail aux communes pour rappel de la date d’enlèvement et pour avoir la date prévue de l’enlèvement. | Début octobre 2024 | Claudine, Tony, Michel, Annie, Philippe |
| Envoi. etiquettes à Wagner | 30 septembre 2024 | Philippe✅ |
| Commande etiquettes arbres et rosiers | 23 septembre 2024 | Michel✅ |
| Commande des arbres fruitiers | 23 septembre 2024 | Michel Philippe ✅ |
| Commande des rosiers | 25 septembre 2024 | Michel ✅ |
| Commande des tuteurs, manchons de protection, liens | 23 septembre 2024 | Philippe l✅ |
| Commande des plaquettes nominatives | 23 septembre 2024 | ✅ |
| Commande plants forestiers. | 23 septembre 2024 | Philippe l✅ |
| Extraction des données et constitution des listes de commandes par fournisseur | 23 septembre 2024 | Michel✅ |
| Cloture du site shopajvof | 22 septembre 2024 à minuit. | Michel✅ |
| Suivi, traitement et validation des commandes | Du 1° au 22 septembre | Philippe Michel✅ |
| Annonce et publicité par Facebook | 1 septembre 2024 | Philippe ✅ |
| Distribution des cartes postales | 1° semaine de septembre 2024 | Annie Schwoerer : ✅ Soultz-sous-forêt Retschwiller Reimeswiller René Fischer : ✅ Hunspach Hermeswiller Ingolsheim Monique Isel : ✅ Oberkutzenhausen Barbara Haessig : ✅ Kuhlendorf Schwabwiller Brigitte Schweitzer : ✅ Stundwiller Oberroedern Drachenbronn Birlenbach Fabien Blattner : ✅ Keffenach Schoenenbourg Memmelshoffen Bernard Lasch : ✅ Hoffen Annie/René : ✅ Leiterswiller Marie-Louise et Freddy Roth : Hohwiller✅ Helene et Philippe Merkling : ✅ Kutzenhausen Merkwiller-Pechelbronn Lobsann Claudine Braun-Favre Hoelschloch ✅ |
| Walbourg | ❓ | |
| Surbourg | ❓ | |
| Assistance communes, création des comptes, mot de passe oubliés etc… | 16 aout au20 septembre 2023 | Annie, Claudine, Michel, Philippe et Tony ✅ |
| Mail aux communes pour signaler l’ouverture du shop et les rendre attentifs aux kits. | 1 septembre 2024 | Michel✅ |
| Protocole de test du site avant ouverture | Du 28 au 30 aout | Philippe, Michel, Hubert |
| Envoi de la lettre aux parents aux communes | Entre 7 et 10 aout 2024 | ✅ Annie, Claudine, Tony, Philippe |
| Etablir planning de distribution des cartes postales | Entre le 1 et le 10 aout 2024 | ✅ Philippe |
| Mettre à jour page du site avec offre végétaux 1N1A | 15 aout 2024 | ✅ Philippe |
| Préparation shop’ajvof. | ✅ Michel, Philippe | |
| Mailing ” heads-up” aux communes | 17 juillet 2024 | ✅ Claudine, Annie, Tony, Michel, Philippe |
| Préparer les “lettres aux parents” pour toutes les communes. | Du 1 au 30 juillet | ✅ Philippe |
| Demande de devis pour fournitures tuteurs/liens/protection de tronc | Juillet2024 | ✅ Philippe |
| Etablir la liste des variétés fruitières et ornementales | Du 1 au 30 juillet | ✅ Michel Philippe |
| Demande de réservation du club-house et des terrains de tennis de Kutzenhausen | Début d’année | ✅ Philippe |
| Identifier et se coordonner avec les fournisseurs : -Wagner -PDHP -Hanfgranva -Rosiers Barth | Du 1/2/2024 au 31/6/2024 | ✅ Michel Philippe |
Modèles de mail aux communes 1N1A.
Mailing pour éveiller l’attention des communes et pour communiquer les dates importantes.
Date de l’envoi : XX/YY/ZZZZ – 1° moitié du mois de Juillet
Messieurs, Mesdames,
Vous avez signé, la charte « Une naissance, un arbre » avec l’Association des jardins et vergers de l’outre-forêt.( AJVOF).
A ce jour nous comptons XX communes (YY villages), signataires et sommes très heureux de vous compter dans la liste.
Dès la fin des vacances, nous vous adresserons le modèle de lettre aux parents qui comporte la liste des arbres et végétaux disponibles ainsi que la procédure d’accès au site de vente en ligne de l’AJVOF. Nous vous indiquerons aussi la date de livraison des arbres.
Tout l’équipe de l’AJVOF vous souhaite de bonnes vacances.
Mailing pour lancer la phase de recensement des naissances et de commande des communes.(Maj : 11/08/2022)
Date de l’envoi : XX/YY/ZZZZ – 2° moitié du mois d’aout.
Messieurs, Mesdames,
Vous avez signé, la charte « Une naissance, un arbre » avec l’Association des jardins et vergers de l’outre-forêt.( AJVOF).
Comme nous nous y sommes engagés nous vous communiquons, ci-dessous, les dates importantes et la procédure afin que vous puissiez remettre les arbres aux jeunes parents à fin-novembre de cette année.
Nous sommes à disposition pour toute question ou tout besoin d’assistance
Votre contact : Tony Franco tonyfv@gmail.com
Procédure :
- Envoi de la lettre aux parents.
Vous trouverez en pièce jointe, notre proposition de la lettre à envoyer aux parents des enfants nés entre le 1 septembre 2021 et le 1 septembre 2022.
Nous conseillons d’envoyer la lettre en deux pages et pas en « recto-verso » afin de permettre aux parents de retourner la page réponse.
Le retour des parents doit se faire avant le 15 septembre 2022 pour vous permettre de saisir votre commande avant le 20 septembre
- Création de votre compte sur le site de vente en ligne de l’AJVOF
Pour passer la commande de vos arbres à l’AJVOF vous passerez par notre site de vente en ligne qui ouvrira le 1 septembre 2022
Le site de vente en ligne est accessible par la page d’accueil de notre site www.ajvof.net. à partir du 31aout à minuit.
Lorsque votre compte sera créé nous paramètrerons votre statut de commune ou de collectivité qui permettra un paiement après la livraison des arbres en novembre. Vous recevrez une facture et règlerez selon vos procédures habituelles.
Nous vous informerons dès que le paramétrage sera fait, vous pourrez ensuite saisir votre commande.
- Passer votre commande d’arbres sur le site de vente en ligne de l’AJVOF.
Il est impératif de passer votre commande avant le 20 septembre à minuit. Notre site fermera à cette date.
Une section « Les kits prêt à planter” vous permettra de passer commandes pour des kits complets ( Arbre-tuteur, lien, Protection du tronc) et tous les végétaux du catalogue « Une naissance, un arbre ».
- Nous communiquer la liste des prénoms et des dates de naissance.
Pour réaliser les plaquettes d’identification nous avons besoin de la liste des prénoms et des dates de naissance des enfants. Merci de nous transmettre la liste avant le 20 septembre 2022 par mail à :naissance@ajvof.net
Les arbres seront disponibles entre le X et le X novembre 202X. .Nous reprendrons contact avec vous pour organiser l’enlèvement à Kutzenhausen.
- Organiser la remise des arbres aux parents.
L’air que nous respirons est pollué …..plantons des arbres
Il fait trop chaud … plantons des arbres
Nos sols sont maltraités … plantons des arbres
Il y a trop de vent … plantons des arbres
Il faut protéger l’eau de nos rivières …plantons des arbres
Nous voulons des fruits sains et locaux …plantons des arbres
Cordialement,
Mailing pour lancer la phase de recensement des naissances et de commande des communes.
Date de l’envoi : XX/YY/ZZZZ – fin octobre
Bonjour à tous,
Une naissance un arbre 2021 la suite…
L’AJVOF a commandé tous les arbres et accessoires. La livraison se fera le 7 novembre à Kutzenhausen.
Pour les communes il s’agit d’organiser la remise des arbres aux parents.
Les arbres pourront être prêts à partir du 8 novembre 2023.
Cordialement
